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Siart+Team News Sommer 2011

Die Themen

- Kanzleinews

- Für den Fall des Falles – die Vorsorgevollmacht

- Entgeltsangabe bei Inseraten notwendig

- Mitteilungspflicht bei Auslandszahlungen

- Damit die Umsatzsteuer nicht zum Kostenfaktor wird

- Urlaub auf Teilkosten der Finanz

als PDF-Datei zum Ausdrucken hier


Kanzleinews

Liebe Klientinnen und Klienten!

Damit Sie gut informiert in den Sommer starten, gebe ich Ihnen in den folgenden Seiten einen Überblick über die Neuigkeiten der Steuerwelt.

Wir freuen uns, dass Siart und Team nach einer umfangreichen Qualitätsprüfung durch externe Qualitätsprüfer in das öffentliche Register der Qualitätskontrollbehörde als Abschlussprüfer aufgenommen wurde.

Auch heuer konnten wir wieder als offenbare Anerkennung für unsere Arbeit qualitativ wachsen. Nicht zuletzt dank der Vielzahl an Weiterempfehlungen aus Ihrem Kreise!

Ich wünsche Ihnen unterm Strich einen hoffentlich erholsamen schönen Sommer!

Ihr

Mag. Rudolf Siart


Für den Fall des Falles – die Vorsorgevollmacht

Heute sind Sie jung, knusprig und fit. Doch was passiert, wenn Sie, aus welchen gesundheitlichen Gründen auch immer, keine Entscheidungen mehr im Rahmen Ihres Unternehmens treffen können. Damit Ihr Unternehmen nicht wie ein führungsloses Schiff Gefahr läuft zu stranden ist es ratsam, eine sogenannte „Vorsorgevollmacht“ zu erstellen.

Darin kann beispielsweise geregelt werden, wer das Unternehmen weiterführen soll, wer Zugriff auf die Bankkonten bekommt – damit die Liquidität des Betriebs gesichert ist. Beachten Sie, dass viele Banken für eine Bankkontovollmacht nur eine Spezialvollmacht akzeptieren, dh auf der Vollmacht müssen explizit Kontodaten angeführt werden. Diesbezüglich ist es ratsam Ihre Bank/en vorher zu kontaktieren.

Auch kann in der Vorsorgevollmacht geregelt werden, wie in einer GmbH Ihre Stimmrechte weiter ausgeübt werden – etwa durch Ihre Kinder oder durch die anderen Gesellschafter.

Weitere Angelegenheiten, die in einer Vorsorgevollmacht geregelt werden können sind folgende:

 

Was sollte bei der Erstellung einer Vorsorgevollmacht beachtet werden?

 

-  Damit die Vorsorgevollmacht gültig ist, müssen gewisse Formvorschriften erfüllt werden. Es stehen drei Formen zur Wahl:

o        eigenhändig geschrieben (nicht am PC!) und unterschrieben

o        wenn nicht eigenhändig geschrieben (sondern zB am PC oder von jemand anderen), muss sie eigenhändig unterschrieben werden. Weiters muss von drei Zeugen bestätigt werden, dass die unterschriebene Vollmacht dem Willen des Vollmachtsgebers entspricht. Die Zeugen müssen unbefangen sein!

o        Die Vorsorgevollmacht kann auch durch Notariatsakt errichtet werden. Wenn man die Vollmacht nicht eigenhändig unterschreibt, ist ein Notariatsakt verpflichtend! Vorteil: Die Vollmacht wird in ein zentrales Register (ÖZVV) eingetragen und kann nicht „verschwinden“.

 

-  Die Befugnisse, die jemand durch die Vollmacht erhalten soll, müssen bestimmt angeführt sein. Die Formulierung: „Ich erteile A eine Vorsorgevollmacht für alle Angelegenheiten.“ (= Generalvollmacht) reicht demnach nicht aus.

-  Sie kann jederzeit widerrufen werden. Wenn sie im ÖZVV eingetragen ist, sollte man nicht darauf vergessen, den Notar darüber zu informieren.

 

Tipp: Wird die Vollmacht an mehrere Personen erteilt (Gesamtvertretung), ist die Wahrscheinlichkeit eines Missbrauchs geringer, Entscheidungsprozesse aber langsamer. Es kann auch ein Bevollmächtigter mit der Überwachung des anderen beauftragt werden.

Wird eine Bankkontovollmacht erteilt und gibt es mehrere Konten, ist zu prüfen, ob alle Kontonummern in der Vorsorgevollmacht enthalten sind. Vermögensangelegenheiten, die über das übliche Maß an Verwaltung hinausgehen (z.B. Verkauf/Vermietung eines Hauses/einer Wohnung oder große finanzielle Anschaffungen) gelten als schwerwiegende Vertretungshandlungen, dh die Vorsorgevollmacht muss bei einem Notar, einem Rechtsanwalt oder bei Gericht erstellt werden.

Unter dieser Adresse finden Sie ein Formular zur Vorsorgevollmacht des Bundesministeriums für Justiz: http://www.justiz.gv.at/internet/file/2c948485246bff6f0124b96dd98b412f.de.0/formular_vorsorgevollmacht.pdf


Entgeltsangabe bei Inseraten notwendig!

Seit 1. März 2011 ist im Gleichbehandlungsgesetz festgeschrieben, dass Arbeitgeber, private Arbeitsvermittler und mit der Arbeitsvermittlung betraute juristische Personen des öffentlichen Rechts zwingend in Stelleninseraten bestimmte Angaben zur Entgeltshöhe machen müssen.

Es muss das entsprechende kollektivvertragliche oder durch Gesetz oder andere Normen der kollektiven Rechtsgestaltung (z.B. Betriebsvereinbarung) geltende Mindestentgelt angegeben werden. Wenn eine Bereitschaft zur Überzahlung besteht, ist ein Hinweis darauf notwendig.

Dies gilt nicht nur für Stelleninserate in Zeitungen oder im Internet, sondern auch für firmeninterne Stellenangebote.

Ebenso sind Stellenausschreibungen für Männer und Frauen gleichermaßen offen auszuschreiben, außer ein bestimmtes Geschlecht ist eine unverzichtbare Voraussetzung für die Tätigkeit. Auch dürfen in der Ausschreibung keine Formulierungen vorhanden sein, die den Schluss zulassen, dass Personen eines bestimmten Geschlechts bevorzugt sind.

Achtung Sanktionen: Wird gegen eine dieser Bestimmungen verstoßen, drohen auf Antrag bei der Bezirksverwaltungsbehörde Verwaltungsstrafen bis € 360,00. Hinsichtlich der Entgeltsangaben gilt noch eine Schonfrist bis 1.1.2012.

Fazit: Die routinemäßigen Inserattexte sollten spätestens bei der nächsten Verwendung überprüft werden, ob sie dem Gleichbehandlungsgesetz entsprechen.

Musterformulierung zum Entgelt: „Lt. Koll.Vertrag gebührendes Entgelt: XXXX €. Bereitschaft zur Überzahlung vorhanden.


Mitteilungspflicht bei Auslandszahlungen

Unternehmen, die Zahlungen ins Ausland tätigen, deren Höhe in einem Kalenderjahr für ein und denselben Empfänger € 100.000,00 übersteigen, müssen dem Finanzamt Auskunft darüber erteilen.

 

Welche Leistungen sind konkret betroffen?

 

 

Wann besteht keine Mitteilungspflicht?

 

Es besteht keine Mitteilungspflicht, wenn

 

Wann muss die Mitteilung erfolgen?

 

Grundsätzlich hat die Mitteilung über Finanz-Online bis Ende Februar des auf die Zahlung folgenden Kalenderjahres zu erfolgen (zB Zahlung Juni 2011 -> Mitteilung spätestens am 29.Feburar 2012).

Erfolgt die Mitteilung, mangels technischer Voraussetzungen, mittels amtlichen Vordrucks (den Sie auf http://www.bmf.gv.at/service/formulare/ abrufen können), hat sie bis Ende Jänner des auf die Zahlung folgenden Kalenderjahres zu erfolgen (zB Zahlung Juni 2011 -> Mitteilung spätestens am 31.Jänner 2012).

 

Welches Finanzamt ist zuständig?

 

Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Verantwortungsbereich die Erhebung der Umsatzsteuer  fällt oder es im Falle der Umsatzsteuerpflicht wäre. Die Zuständigkeit richtet sich bei Unternehmen grundsätzlich nach dem Ort der Geschäftsleitung (=Betriebsfinanzamt). Ist Ihre Geschäftsleitung zB im 2. Bezirk, so ist das Finanzamt Wien 21/22 (FA12) zuständig. Ausnahmen bestehen zB für kleine und mittelgroße GmbH’s. Das Finanzamt, welches für die Erhebung der USt verantwortlich ist, ist zentral das Finanzamt Wien 1/23 und nicht das Betriebsfinanzamt.

 

Welche Konsequenzen drohen bei Unterlassung der Mitteilung?

 

Wenn trotz Verpflichtung keine Mitteilung erfolgt, können Strafen bis zu 10 % des nicht gemeldeten Betrages verhängt werden (maximal € 20.000,00).

 

Tipp: Wie wir alle wissen, kann es zum Ende des Jahres sehr stressig werden. Stellen Sie (zB durch die Buchhaltung, Kontenführung und Organisation) sicher, dass die Höhe der Auslandszahlungen überwacht wird, um im Falle einer Überschreitung der Grenze von € 100.000,00 diese dem Finanzamt rechtzeitig melden zu können.


MDamit die USt nicht zum Kostenfaktor wird

Grundsätzlich kann zwischen den Formalismen wie eine Rechnung ausgestaltet sein muss (zu den Pflichtangaben, siehe unten) und wie die Abrechnung mit dem Rechnungsaussteller „in der Sache“ ausgestaltet ist (zB. wird pauschal bar abgerechnet oder sind die Usancen bei der Abnahme eingehalten worden) unterschieden werden.

Wesentlich ist, dass Sie sich gegenüber der Finanz absichern, damit keine Erklärungsnotstände und allenfalls der Verlust von Vorsteuer eintreten!

 

Die Umsatzsteuer ist in der Kette der vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen grundsätzlich ein Durchlaufposten. Damit ein Unternehmer den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen kann, müssen Rechnungen bestimmte Merkmale aufweisen. Schon beim kleinsten formellen Fehler besteht die Gefahr, dass die Finanz Ihnen den Vorsteuerabzug verwehrt! Damit Ihnen diese Crux und der damit verbundene Ärger erspart bleibt und Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können, achten Sie darauf, dass die Rechnungen so gestaltet sind, wie sich die Finanz das vorstellt. Wie soll nun eine Rechung aussehen, bzw. was sind die häufigsten Fehlerquellen?

Folgende Angaben muss eine Rechnung enthalten (für Rechnungen < € 150,00 inkl. USt sind weniger Pflichtangaben vorgesehen; für diese reichen die mit einem * gekennzeichneten Angaben):

 

 

Wie überall im Leben, können auch bei der Ausstellung von Rechungen Fehler auftreten. So lange Sie diese auch erkennen, kann die Folge, nämlich dass Ihnen im Rahmen einer Betriebsprüfung die Vorsteuer versagt wird, verhindert werden: Ist die Rechnung nicht korrekt, verlangen Sie vom Rechnungsaussteller eine korrigierte Rechnung. Daher regelmäßig kontrollieren, und mit ein wenig Erfahrung und einem geübten Blick nehmen die Kontrollen auch nicht so viel Zeit in Anspruch.

Typische Fehlerquellen sind zum Beispiel:

 

Die inhaltliche Richtigkeit der UID Nummer des Rechnungsausstellers muss laut derzeitigem Stand nicht geprüft werden. ABER ACHTUNG! Die Finanz hat schon in mehreren Fällen trotzdem den Vorsteuerabzug verwehrt, weil eine falsche oder eine nicht dem Rechnungsaussteller gehörende UID verwendet wurde.

Sie können auf dieser Internetseite der Europäischen Kommission die UID Nummer überprüfen: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?selectedLanguaee=EN

 

Eine andere Möglichkeit besteht in der telefonischen Auskunft des „UID-Büros“ in Suben: Tel. zum Ortstarif aus ganz Österreich: 0810/005310

 

Je nachdem ob eine Geschäftsbeziehung neu aufgenommen wird, oder schon länger besteht, sind zwei verschiedenen Bestätigungsverfahren vorgesehen. Wurde die UID Nummer einmal überprüft, können Sie sich auf die Gültigkeit der UID Nummer verlassen, und laufen durch dieses Rechnungsmerkmal nicht Gefahr, den Vorsteuerabzug zu verlieren.

 

Es gibt noch etliche andere mögliche Fehlerquellen. Aber wenn man laufend kontrolliert und sich noch die Tipps und Hinweise zu den Rechnungsmerkmalen, die demnächst auf der www.siart.at abrufbar sein werden, zu Gemüte führt, kann man den Rechnungsaussteller auf Fehler hinweisen (Rechnungsaussteller muss sich grundsätzlich an Rechnungsmerkmale halten – auch Musterrechnungen finden Sie in Kürze auf unserer Homepage) und läuft dann nicht Gefahr, dass man durch den Verlust der Vorsteuer mehr Umsatzsteuer abzuführen hat als man eigentlich müsste.


Urlaub auf Teilkosten der Finanz

Fortbildungen und betrieblich (bzw. beruflich) veranlasste Reisen sind seit jeher als Betriebsausgaben (bzw. Werbungskosten) absetzbar. Bislang gab es hierbei jedoch keine Aufteilungsmöglichkeit – in einen privaten und einen betrieblichen Teil – was mitunter dazu führte, dass ein angehängter Urlaubstag die gesamten Fortbildungs- und Reiseausgaben unangenehmerweise vom Betrieb ins Private verschoben hat.

Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat Anfang des Jahres seine Meinung geändert und die strenge Rechtsprechung zur steuerlichen Abzugsfähigkeit von gemischt veranlassten Reisekosten gelockert.

Bei Reisen, denen eine überwiegende betriebliche Veranlassung fehlt, darf nach wie vor keine Aufteilung erfolgen. Wenn also der Hauptgrund der Reise im privaten Bereich zu finden ist, macht auch ein Geschäftstermin am Urlaubsort aus der Urlaubsreise keine (teilweise) Geschäftsreise mehr.

Wenn der Grund der Reise nicht eindeutig dem beruflichen oder dem privaten Bereich zuordenbar ist, muss ebenfalls von einer privat motivierten Reise ausgegangen werden – also keine Betriebsausgaben (bzw. Werbungskosten).

Wenn aber der Hauptgrund der Reise in der Berufstätigkeit zu finden ist, kann zumindest ein Teil der Reisekosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Typische Beispiele für betriebliche Gründe sind mit der beruflichen Tätigkeit im engen Zusammenhang stehende Fortbildungen, Besprechungstermine mit Geschäftskunden, Montagetätigkeiten, etc. Ein fremdüblicher Reisebericht empfielt sich unterm Strich alle mal.

Ist also eine betriebliche Veranlassung für die Reise gegeben, muss geprüft werden, ob private Reiseabschnitte bestehen.

Sind keine, oder nur unmaßgebliche, private Reiseabschnitte vorhanden, können die gesamten Reisekosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

 

Zu den Reisekosten zählen:

A)  Kosten für An- und Abreise

zur Veranstaltung und retour (ACHTUNG: wird ein eigenes Firmen-KFZ zur Anreise verwendet, dann sind die KFZ-Kosten ohnehin im Betriebsaufwand; wird dabei ein Privatanteil ausgeschieden, dann können allenfalls sehr lange Anfahrtswege zu einem Seminar die prozentuelle Verteilung zwischen betrieblicher und privater Nutzung verändern; wird ein privates KFZ verwendet, dann kann für die laut Fahrtenbuch nachgewiesene Fahrtstrecke Kilometergelder in Höhe von € 0,42 pro Kilometer angesetzt werden). Wenn die öffentlichen Verkehrsmittel genutzt werden, sind die Kosten lt. Belegen absetzbar. Hierzu zählen dann logischerweise auch Taxirechnungen vor Ort.

B)   Verpflegungskosten vor Ort

Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass während des Zeitraumes der Seminarreise auch zu Hause eine (private) Lebenshaltung erfolgen müsste. Daher ist im Rahmen einer (Seminar)reise nur ein allfälliger Verpflegungsmehraufwand in Höhe von (in Österreich) € 26,40 pro Tag betrieblich absetzbar. Auch wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten (Restaurantrechnungen) höher sind, können über den Tagsatz hinausgehende Kosten nicht betrieblich abgesetzt werden. Überdies verringert sich der Tagsatz, wenn ein Tag der Seminarreise unter 12 Stunden dauert (z.B. Tag der An- oder Abreise) auf 1/12 des vollen Tagsatzes bzw. bei einer Dauer unter 3 Stunden steht gar kein Taggeld mehr zu.

ACHTUNG: Wenn Sie sich länger als 5 Tage an demselben Ort aufhalten, so geht die Finanzverwaltung davon aus, dass Sie ab diesem Zeitpunkt über die Örtlichkeiten gut Bescheid wissen; Sie sollten dann bereits wissen, wo Sie etwas einkaufen können. Ab dem 6. Tag steht Ihnen daher kein Taggeld mehr zu!

C)   Nächtigungskosten

Auch für Nächtigungen (einschließlich Frühstück) sind pauschale Sätze der Finanzverwaltung zu beachten. So beträgt der Satz für Österreich € 15,00 (Deutschland € 27,90, Italien € 27,90, USA € 51,00, etc.). ACHTUNG: Wenn die tatsächlichen Kosten für Nächtigungen nachweislich höher sind (durch eine Hotelrechnung nachgewiesen), dann kann dieser höhere tatsächliche Aufwand als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn die Entfernung zwischen Wohnort und der Seminardestination mindestens 120 km beträgt.

D)  Kursgebühren u.Ä.

hierzu zählen Teilnahmegebühren für Seminare, Kongresse etc., Kosten für Kursunterlagen, Skripten und Fachliteratur usw.

 

Bei beruflichen Reisen mit einem privaten Teil dürfen, wie schon eingangs erwähnt, nach jüngster Rechtsprechung des VwGH Teile der Kosten aufgeteilt werden. Typisches Beispiel hierfür ist ein 5-tägiger Fortbildungskongress bei dem im Anschluss noch 2 Urlaubstage angehängt werden.

 

Beispiel: Neurologiekongress ECTRIMS in Amsterdam. Kongressdauer: 4 Tage, Beginn: Di Früh, Ende: Fr Abend. Angehängter Urlaub: 2 Tage. Grafisch wäre der Zeitplan so darstellbar:

 

Mo (1)

Di (2)

Mi (3)

Do (4)

Fr (5)

Sa (6)

So (7)

Mo (8)

Anreise

Kongress

Kongress

Kongress

Kongress

Privat

Privat

Abreise

 

Zu den beruflich veranlassten Ausgaben zählen neben der Teilnahmegebühr auch die Taggelder (4x € 35,30) sowie die Nächtigungsgelder (5x € 27,90) – sofern der Veranstalter weder Nächtigung noch Verpflegung zur Verfügung stellt.

Die Flugkosten sind im Verhältnis 4:2 aufzuteilen. Wieso 4:2? Weil es sind 4 beruflich veranlasste Tage und 2 private Urlaubstage. Die Reisetage sind laut VwGH nicht mitzurechnen. Somit sind 4/6 der Flugkosten als Betriebsausgaben absetzbar, 2/6 gehören zur Privatsphäre.

Die Hotelkosten für die 2 Urlaubstage sind gänzlich im Privaten anzusiedeln.

 

Wichtig ist dabei eine klare Dokumentation. Das Aufheben von Teilnahmebestätigungen und Zeitplänen ist unerlässlich, will man im Fall von Diskussionen mit der Finanzverwaltung den Blutdruck im Normalbereich belassen.

 

Bei sogenannten "fremdbestimmten" Reisen (zB beim Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber angeordnete Reise oder bei einem Gutachter eine Reise zu einem vom Gericht festgesetzten Prozesstermin) sind – auch wenn man einen Privaturlaub anhängt - die Fahrtkosten sogar immer zur Gänze steuerlich absetzbar. Eine Dokumentation der Veranlassung ist sehr wichtig!

 

Achtung: Da der VwGH die Regelung hinsichtlich privater – abgrenzbarer – Reiseteile gelockert hat, kann es sein, dass die Finanzverwaltung bei den Kongressen selbst genauer hinblickt. Denn wenn es sich tatsächlich auf Grund des Veranstaltungsprogramms eher um einen Urlaub mit begleitender Fachinformation handelt, ist weiterhin keine betriebliche Veranlassung, und damit auch keine Betriebsausgabe, gegeben.

 

 

 

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen einen erholsamen Sommerurlaub.

 

Bei Fragen stehen wir Ihnen nichts desto Trotz bei jeder Hitze mit kühlem Kopf zur Verfügung!




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